¿Qué equipo de oficina debe tener tu empresa? Todo el administrador de un negocio debe pensar en los tipos de equipamiento que necesita para que sus empleados puedan hacer su trabajo correctamente. Los proveedores de oficinas ayudan a gestionar el trabajo relacionado con la oficina y hacen que las tareas cotidianas se desarrollen sin problemas.
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No sólo los empleados se beneficiarán de un equipo de buena calidad, sino que también beneficiará a la imagen de la empresa. El material de oficina adecuado transmite un mensaje positivo a los clientes y socios.
Los suministros básicos de oficina incluyen mobiliario, control de accesos, impresoras, herramientas de colaboración, sistemas telefónicos, suministros de cocina (como una máquina de café), etc. Por supuesto, una conexión a Internet fuerte y buena es indispensable. Sin una conexión a Internet de buena calidad, tu empresa no podrá utilizar ciertos sistemas telefónicos, por ejemplo.
Proveedores de oficinas
Hay muchos proveedores de oficinas que ofrecen este tipo de equipos de oficina. Dependiendo del negocio y de sus necesidades, las empresas pueden optar por comprar, alquilar o arrendar algunos de estos suministros.
Si los empleados están satisfechos y tienen las herramientas adecuadas para hacer su trabajo, estarán más motivados y, por tanto, harán mejor su trabajo. Eso significa que serán más productivos.
Contar con el equipo de oficina adecuado hará que su oficina tenga un aspecto más profesional y hará que la rutina diaria de trabajo se desarrolle sin problemas.
Estos son los 10 esenciales para tu empresa:
#1 Muebles y Equipo de oficina
Comprar el mobiliario de oficina adecuado es importante por varias razones. En primer lugar, hará que tu oficina tenga un aspecto agradable y profesional. Tu oficina será cómoda y accesible para tus empleados y clientes.
La elección del mobiliario de oficina adecuado también desempeñará un papel importante en el aumento de la moral y la productividad de los empleados. Estos tienden a sentirse más cómodos al trabajar en un entorno agradable. Así desarrollan una actitud positiva hacia la organización y se sienten más motivados para trabajar con eficacia y ser productivos.
Por ejemplo, el uso de los colores y la iluminación adecuados son sólo algunos de los factores que aumentarán la productividad. Hay que tener siempre presente el equilibrio entre lo que se puede gastar y lo que necesitan los empleados.
Por último, el material de oficina, como el mobiliario, debe reflejar la naturaleza de la empresa. Un mobiliario de oficina de buen aspecto da una buena impresión a los visitantes. Esto mejorará la imagen de la oficina y hará que la empresa parezca más fiable y profesional.
Lo que considerar al comprar muebles de oficina:
- Costos: Ten en cuenta tu presupuesto;
- Diseño: Invierte en diseños creativos que transmitan tranquilidad;
- Durabilidad: Considera la calidad de los materiales. Sale más caro andar cambiando muebles todo el tiempo;
- Coherencia: El equipo de oficina debe ser coherente con tu marca;
- Seguridad: Sé sistemático;
- Espacio: Dispone los muebles de manera a que la oficina se vea mayor;
- Comodidad: Asegúrate de que serán cómodos para tus empleados;
- Movilidad: Debería ser fácil poder moverlos de lugar.
Proveedores de oficinas – muebles y equipo: Proveedora de Oficinas, Ofik o Todo Oficina.
#2 Conexión a Internet
Disponer de una conexión a Internet de alta velocidad es, sin duda, obligatorio para cualquier empresa.
Sin una conexión a Internet fiable, las empresas no podrían conectarse y compartir información tanto interna como externamente. Dado que muchas empresas operan en línea, una buena conexión a Internet contribuye al desempeño de las tareas diarias.
Tener estos dispositivos inteligentes en la oficina conlleva posibles riesgos de seguridad. No importa el tamaño de tu empresa, tener una buena seguridad de IoT en la oficina es crucial para gestionar los dispositivos inteligentes de forma segura.
Otros tipos de equipos de oficina que necesitan las empresas son los routers y respaldos en discos físicos de información.
#3 Control de accesos y registros de visitas
Si vas a recibir visitas en tu oficina o frecuentemente tienes reuniones con personal externo a la empresa, probablemente querrás llevar el control de entradas y salidas. Estos registros te ayudan a hacer tu empresa más segura, agilizan la recepción y generan una mejor impresión a tus invitados.
LobbyFix es un sistema que te permite hacer este registro con un plan gratuito y sin tener que adquirir hardware específico para hacerlo. Consulta aquí más información.
#4 Equipo de cocina y áreas comunes
Dado que el café se ha convertido en un ritual corporativo, una máquina de café para la oficina se ha etiquetado como un equipo de oficina esencial. Ofrecer café gratis a los empleados puede ayudarles a mantener la concentración. Tener una máquina de café en la oficina tiene un impacto positivo en la cultura de la empresa y en la moral de los empleados.
Adicionalmente, los empleados deben mantenerse hidratados y satisfechos con la comida y bebida. Proporcionar a tu personal café y agua gratis ayuda a mantenerlos motivados y eficaces. Por lo tanto, optar por un dispensador de agua en la oficina también es una gran idea.
Además de la máquina de café y dispensador de agua, también puedes considerar tazas, cubiertos, microondas y artículos de limpieza. Tener la opción de calentar la comida y proporcionar cubiertos es una forma de animar a los empleados a quedarse en el lugar de trabajo para comer.
#5 Contacto y Sistema Telefónico
La comunicación eficaz es una herramienta esencial para cualquier empresa. Aunque gran parte de las comunicaciones se hacen por correo electrónico, teniendo acceso a un teléfono/celular corporativo, los empleados pueden mantener el contacto con clientes y colegas a nivel personal.
Hay diferentes características, tamaños y opciones de varios sistemas telefónicos disponibles. Las empresas deben elegir el que mejor se adapte a su negocio en términos de objetivos y necesidades.
#6 Software – Programas informáticos
Dado que la información es la columna vertebral de toda empresa, los programas informáticos son otra necesidad que pertenece a la categoría de material de oficina esencial. Los programas informáticos incluyen aplicaciones útiles, software antivirus, software de procesamiento de textos y sistemas CRM.
Según el negocio, las empresas pueden considerar diferentes tipos de aplicaciones. Una herramienta muy importante para proteger los dispositivos es un software antivirus fiable. Hay diferentes antivirus que ofrecen diferentes características.
Un procesador de textos también es una herramienta esencial en las oficinas, ya que ofrece correcciones automáticas de errores ortográficos, mejora la velocidad de escrita y reduce los errores. Además de estas ventajas, el procesamiento de textos también ayuda a los empleados a trabajar de forma más eficiente y precisa.
Por último, los sistemas CRM son una herramienta útil para incorporar a las empresas. Construir una buena relación con el cliente es esencial en cualquier negocio. La creación y el mantenimiento de esta relación puede hacerse en un entorno online o con una comunicación personal a través de llamadas telefónicas.
#7 Papelería
Aunque también muchas de las cosas ya las hacemos en dispositivos electrónicos, los artículos de papelería son elementos básicos de uso diario que toda empresa debe tener. Artículos como bolígrafos, papel, cuadernos, post-its y otros equipos de oficina esenciales deben estar disponibles para que los empleados trabajen de forma productiva y eficiente.
Con la tecnología, a veces puede resultar demasiado agotador estar viendo pantallas todo el día. Muchos colaboradores quieren huir de las pantallas y tomar un papel y un bolígrafo para tomar notas. Aunque la tecnología evoluciona rápidamente, la importancia de los artículos de papelería sigue siendo relevante.
Una de las principales razones por las que los empleados optan por el uso de papelería es el propósito organizativo. Es más fácil tener toda la información al alcance de la mano cuando se tienen cuadernos o carpetas separados y etiquetados.
Proveedores de oficinas – papelería: Oficimundo, Ofientrega u Officedepot.
#8 Almacenamiento
Los suministros de oficina, como las carpetas de almacenamiento, las memorias USB y los discos duros externos, ayudan a las empresas a mantener todo organizado y separado. Aunque la tecnología está evolucionando y los negocios operan en línea, el papel siempre va a formar parte de cualquier negocio.
Por ello, las carpetas de almacenamiento son una herramienta útil para los negocios que quieren mantener sus archivos organizados.
Guardar los documentos en una memoria USB o disco duro externo también es otra buena manera de mantener los documentos organizados y seguros offline.
#9 Herramientas de colaboración
Las herramientas de colaboración, como los tableros, son equipos de oficina necesarios. Estas herramientas facilitan la organización de las ideas dentro de una empresa. La esencia de la colaboración es compartir conocimientos y habilidades para lograr el mejor resultado.
Las pizarras blancas son una herramienta perfecta para esbozar mapas mentales o estrategias. También es una buena manera de anotar algunos recordatorios para no perder el rumbo. Se adaptan mejor a los despachos privados y a las salas de conferencias.
Otra herramienta de colaboración esencial en cualquier entorno empresarial es un tablón de anuncios. Son los que mejor encajan en la sala de descanso de una empresa. El objetivo de este tablón es principalmente informar a los empleados sobre la situación actual y ponerles al día de las tareas diarias.
Si tu empresa es digital, también hay varias herramientas que sustituyen la compra de estos materiales físicos y proveedores de oficinas, como Slack o Trello.
#10 Residuos y reciclaje
Los residuos de oficina y las herramientas de reciclaje no parecen ser lo primero que las empresas tienen en cuenta cuando piensan en equipo de oficina. Aunque no sea evidente, es muy útil y beneficioso para las empresas.
Una trituradora de papel también forma parte de las herramientas para residuos de oficina. Las trituradoras facilitan a las empresas la destrucción de documentos confidenciales, informes de clientes u otros documentos.
Reciclar en la oficina y mantenerla limpia contribuye a la imagen de la empresa. Disponer de suficientes cubos de basura y contenedores de reciclaje es una parte importante de cualquier oficina organizada y limpia. Las empresas no sólo mantendrán ordenada su zona de oficinas, sino que también contribuirán a un entorno más ecológico.
Por último, pero no menos importante, el reciclaje en las oficinas ayuda a aumentar el espíritu de equipo. Es una forma de trabajar juntos para mantener la empresa limpia y agradable.
En conclusión
La elección de proveedores de oficinas y los materiales adecuados facilitará a las empresas el desarrollo de sus operaciones diarias de forma fluida y eficaz. Al elegir estas herramientas, las empresas deben tener siempre presentes las necesidades de sus empleados.
Si los empleados están satisfechos y tienen las herramientas adecuadas para hacer su trabajo, estarán más motivados y, por tanto, harán mejor su trabajo. Eso significa que serán más productivos. En definitiva, es una situación en la que todos ganan, tanto la empresa como los empleados.