El campo de la gestión de instalaciones es tan desafiante como diverso. Por ello, un facility manager debe tener un conjunto de habilidades variado y amplio para poder superar estos obstáculos.
Según la Asociación Internacional de Gestión de Instalaciones (IFMA), un facility manager (FM) debe, en su calidad de tal, “garantizar la funcionalidad, el confort, la seguridad y la eficiencia del entorno construido mediante la integración de las personas, el lugar, el proceso y la tecnología”.
La misma organización también elabora una lista de skills para un facility manager profesional:
- Gestión de ocupación y factores humanos
- Operaciones y mantenimiento
- Impacto y sostenibilidad
- Gestión de la información y la tecnología de las instalaciones
- Gestión de riesgos
- Comunicación
- Rendimiento y calidad
- Liderazgo y estrategia
- Conocimiento de Bienes inmuebles
- Gestión de proyectos
- Finanzas y negocios
Top 7 skills para un Facility Manager
Pero, ¿cuáles son las principales habilidades? Elaboramos una lista de las 7 habilidades más importantes (sin ningún orden en particular) que un facility manager debe tener.
#1 Comunicación
La buena comunicación y las habilidades interpersonales son cruciales para mantener un buen flujo de trabajo y es, quizás, uno de los aspectos más importantes de esta lista. Un buen gestor se esforzará tanto por hacerse entender como por comprender a los demás.
Parte del rol consiste en desarrollar relaciones positivas con los colegas y animarles a que se sientan implicados tanto en el fortalecimiento de sus propias conexiones y los demás, como en el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
#2 Conocimiento tecnológico
Cada año, el trabajo de un facility manager depende más de la tecnología. La gestión informatizada y los sistemas de mantenimiento cada vez más complicados son ahora partes cruciales de sus herramientas diarias, y han pasado de ser habilidades complementarias a auténticas necesidades.
Por lo tanto, es importante que se conozca bien los tipos de tecnología. No es necesario que sea un experto, pero, a decir verdad, cuanto más dominio tenga de las TI, más valioso será para un empleador.
#3 Empatía
La mayoría de las responsabilidades en la gestión de instalaciones se centran en crear un entorno de trabajo más feliz y saludable. Por ello, es imprescindible ponerse en la piel de los trabajadores y los clientes de las instalaciones y mostrar empatía.
La capacidad de comprender mejor las dificultades de los clientes y empleados y de anticiparse a sus frustraciones le permitirá crear un lugar de trabajo que realmente responda a sus necesidades.
Y hoy en día, mientras trabajamos para reforzar las medidas de salud y seguridad en las instalaciones, los almacenes y las oficinas, es absolutamente necesario aumentar la empatía y la comprensión de las situaciones de salud, trabajo desde casa, trabajo esencial o desempleo de las personas.
#4 Adaptabilidad
No importa lo experto que sea con Excel o con un software de gestión de edificios, un facility manager tiene que ser capaz de manejar rápidamente las situaciones nuevas o urgentes que se le presenten.
Tiene que hacerlo con calma, frialdad y serenidad.
Los gestores de instalaciones deben ser capaces de comprender y apoyar la actividad principal del cliente y adaptar el lugar de trabajo y la configuración del servicio en consecuencia.
Se trata de cambiar el papel del gestor de instalaciones, que debe pasar de ser un conducto de tipo administrativo, la mano invisible que recorre la oficina y se asegura de que todo funcione, a estar mucho más presente en esa experiencia. Los facility managers deben ser las personas que unen todo esto para crear una experiencia mucho más coherente para el empleado cuando viene a trabajar, asegurándose de que todo funciona, y todos los puntos de contacto apoyan ese nivel de flexibilidad que se está buscando.
#5 Capacidad de análisis
Planeación financiera. Elaboración de presupuestos. Revisión de parámetros como el tiempo total de inactividad de los equipos, etc. Una parte significativa del trabajo de un FM implica hacer números y resolver problemas, por lo que tener una mentalidad crítica y analítica es realmente importante para el puesto. Habrá problemas, y el facility manager será el responsable de resolverlos.
#6 Liderazgo
No es de extrañar que una de las habilidades blandas más importantes para un facility manager sea el liderazgo. Un FM tiene que establecer objetivos y asegurarse de que los miembros de su equipo siguen las instrucciones correctamente.
Tendrá que motivarlos, supervisar su rendimiento y evaluar los resultados que generan.
#7 Gestión del tiempo
Los gestores de instalaciones son cruciales para organizar múltiples proyectos y dirigir varios equipos. También mantienen los registros de la infraestructura, los procedimientos y las máquinas de las que dependen las empresas para su funcionamiento. Los gestores de instalaciones necesitan una excelente capacidad de gestión del tiempo para garantizar que los proyectos se completen a tiempo y que los empleados y equipos reciban una formación adecuada y eficaz.
La diferencia entre un facility manager exitoso y un promedio
Aunque cada habilidad es importante por sí sola, la combinación de todas ellas puede marcar la diferencia entre un gestor de instalaciones mediocre y uno que brille.
Sin embargo, lo que está muy claro es que el papel cambiante de los facility managers va mucho más allá de las responsabilidades en el local, sobre todo en situaciones difíciles como una pandemia.